¿Cómo calcular el TCO de tu flota vehicular? 

Cualquier Gestor de Flota sabe de la importancia de calcular el costo total de propiedad o TCO de la flota vehicular de la compañía. Pero, ¿qué es el TCO y cómo se realiza este análisis? Te lo enseñamos en esta nota.

Aprendiendo a calcular el TCO

El TCO es una valoración financiera imprescindible para entender los costos directos e indirectos de cualquier producto, en nuestro caso, de los vehículos de la flota de una compañía.

Sabemos que los vehículos de una flota son activos de una empresa y, además, de alto costo. Por ello, resulta de importancia realizar un análisis TCO, tendiente a obtener su máxima performance de uso. 

Lo primero que nos va a aportar el análisis TCO es el costo real de un vehículo, un dato clave para cualquier Gestor de Flota que tiene que llevar un control de gastos riguroso de las unidades.

En segunda instancia, el TCO nos aportará parámetros para determinar cuándo reemplazar los vehículos de la flota o la conveniencia de tomar vehículos en renting o alquiler flexible. 

El “total” en el costo total de propiedad incluye: 

  • Precio de compra 
  • Costos de operación 
  • Costos de mantenimiento 

Y dentro de cada una de esas categorías, hay costos adicionales más pequeños, pero igualmente relevantes. Es por ello que es muy importante, a la hora de realizar este cálculo, analizar de manera completa y correcta los costos que deben incluirse en la fórmula, para no llegar a datos incorrectos que nos lleven a un análisis engañoso y una mala toma de decisiones.

¿Por qué calcular el TCO?

El TCO es una herramienta vital para ayudar a mejorar el rendimiento de su flota, ya que puede colaborar en:

  • Presupuesto y planificación
  • Análisis de flota 
  • Selección de flota
  • Gestión del ciclo de vida de la flota
  • Arrendamiento de flotas

¿Cómo calcular el TCO de tu flota vehicular?

La fórmula más básica es tomar los tres tipos de costos: compra, operación y mantenimiento, y sumarlos. 

Si bien no existe una única fórmula generalmente aceptada para calcular el TCO, hay algunos elementos claves que no pueden dejar de estar presentes en esta fórmula. Sabemos que los costos de adquisición, la depreciación de activos y los costos de mantenimiento son solo la punta visible del iceberg. Otros factores a incluir en su medición son los llamados “costos de funcionamiento”, como ser: las licencias e impuestos, los costos de combustible, los seguros y muchos más.

Entendemos que este proceso de cálculo del TCO puede ser parecer imposible, pero es imprescindible para la toma de decisiones.

Componentes claves de esta fórmula

Costos de capital

En esta categoría están incluidos los costos de comprar los vehículos y ponerlos en funcionamiento. Muchas compañías que operan flotas pequeñas y medianas no consideran esta métrica, especialmente las que adquieren sus unidades en efectivo. Tener en cuenta el costo de capital (independientemente del tamaño de la flota) ayuda a determinar cómo habrían sido las cosas si, por ejemplo, la compañía hubiera usado los fondos de manera diferente.

Cuando calculamos los costos de capital, es fácil ver que cuanto mayor sea el tamaño de la flota, menor será el TCO por unidad. Las razones que explican esta situación son varias, y entre las principales está el hecho de que las grandes flotas suelen tener mayor poder de negociación con los concesionarios y pueden adquirir los vehículos a precios comparativamente más bajos. Lo mismo ocurre con el mantenimiento preventivo en los talleres.

Depreciación de activos

Desde el momento de la compra, el valor de los vehículos comienza a depreciarse. Conocer y administrar el valor de los activos es fundamental en el negocio de flotas, porque ayuda a determinar el valor actual de sus vehículos en un mercado abierto y la ganancia que puede obtener al vender los vehículos antes de que el costo de operación exceda la generación de ingresos.

La incorporación de la depreciación de activos en sus cálculos de TCO le permite determinar el  desgaste normal de los vehículos. Una recomendación interesante es que cuando la compañía compre vehículos nuevos, opte por aquellos con tasas de depreciación más bajas, ya que le garantizarán a futuro un mejor precio de venta.

Costos de mantenimiento

Los costos de mantenimiento son directamente proporcionales a la depreciación de los activos, es decir, cuanto más envejecen los vehículos, más necesitan mantenimiento. 

Pero el envejecimiento no es el único factor que contribuye a los costos de mantenimiento. Otros aspectos como el tiempo de inactividad del vehículo y los comportamientos de conducción también pueden aumentar los costos de mantenimiento. 

Conclusiones finales

Como insinuamos anteriormente, no existe una fórmula generalmente aceptada para calcular el TCO. El precio de compra es solo una pieza del rompecabezas cuando se trata de comprender el papel que juega un activo en una flota. Para comprender más claramente el costo de un activo, necesita el costo total de propiedad (TCO), que incluye el precio de compra, los costos operativos y los costos de mantenimiento. 

Recordá siempre que el precio de compra debe incluir todos los costos asociados; por ejemplo: entrega, instalación, capacitación del personal y garantías. Los costos de operación pueden incluir por ejemplo el combustible y seguros, mientras que los costos de mantenimiento son todas las piezas, materiales y mano de obra. 

Tenemos amplia experiencia en este análisis y podemos ayudarte a determinar el valor real de tu flota. 

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