Mejores prácticas en inspecciones de flota

Toda empresa que opera o posee una flota de vehículos es responsable de asegurarse de que las unidades funcionen correctamente. Cada tipo de vehículo tiene sus propias características de rendimiento y necesidades de mantenimiento, pero todos deben recibir el mantenimiento adecuado para evitar daños, garantizar la seguridad de los conductores y asegurar la productividad de la flota.

Como Gestor de flotas, seguramente estará entre tus principales responsabilidades mantener los vehículos en óptimo funcionamiento. Esto no sólo implica minimizar los tiempos de paradas no programadas, sino también garantizar la seguridad de cada unidad y su óptimo estado, para mantener su valor de reventa futuro.

La inspección es una de las herramientas más valiosas de las que dispone el responsable de flota para dar cumplimiento a los objetivos mencionados. Y esto ocurre porque, al inspeccionar cada unidad, los conductores pueden informar las fallas a tiempo y anticipar posibles problemas, para resolverlos de manera proactiva.

Bajo esta mirada las inspecciones parecen ser una tarea clave, pero ¿quiénes deben hacerlas? ¿cómo y cuándo hacerlas? ¿qué beneficios se obtienen de este proceso de control?

Te invitamos a analizar estos puntos a continuación.

¿Por qué realizar inspecciones periódicas en los vehículos de la flota?

Hay muchos beneficios concretos al realizar inspecciones periódicas de vehículos:

  • Aumenta la vida útil y el estado general de los vehículos de su flota
  • Disminuye los costos de mantenimiento 
  • Reduce fallas inesperadas de los vehículos
  • Garantiza una mayor seguridad para conductores y carga

¿Cuándo debo realizar las inspecciones?

Los vehículos de la flota, en especial los operativos, siempre deben pasar por una inspección diaria previa al viaje antes de salir de la empresa. Esta inspección cotidiana suele estar a cargo del propio conductor, y es generalmente visual. 

Durante esta inspección, es recomendable chequear y documentar, ya sea en un formulario de inspección impreso o digital, una serie de ítems clave, como ser:

  • Daños nuevos o existentes en el vehículo
  • Correcto estado de funcionamiento de los neumáticos, espejos y luces 
  • Chequeo de los niveles de agua, aceite, combustible y otros fluidos
  • Correcto cerrado de las tapas del radiador y de combustible
  • Estado de mangueras, correas, frenos y presión de neumáticos
  • Fugas hidráulicas y de fluidos visibles

Adicionalmente a esta inspección, se suman las de mantenimiento preventivo, que son instancias de control de los vehículos más exhaustivas, guiadas por el manual de servicio de cada modelo y marca.

Hacia la implementación de mejores prácticas en inspección

Tanto los conductores como el Gestor de Flota y el personal de mantenimiento pueden guiarse por las mejores prácticas en este ámbito para obtener resultados positivos y confiables. Entre las prácticas más recomendadas podemos mencionar:

1. Documentar el proceso de manera sistemática

Todas las inspecciones de vehículos deben documentarse mediante un formulario de inspección de vehículos. Esto garantiza que el proceso se haga de manera uniforme y precisa en todos los vehículos de la flota. 

Estos formularios de inspección, pasan a un registro digital que nutre de datos históricos al Gestor de flota.  Datos que son claves para el análisis histórico y ayudar a facilitar el mantenimiento predictivo.

2. Utilizar tecnologías y equipamiento de inspección adecuado

Cualquier persona que realice inspecciones de vehículos debe usar el equipamiento específico para realizar estas tareas. Esto garantiza que la inspección sea efectiva.

3. Capacitar a los responsables de la inspección de cada vehículo 

Cada vehículo tiene sus propias características de conducción y requisitos de mantenimiento. Es importante que se capacite a los conductores en las particularidades del vehículo y su mantenimiento general. Del mismo modo, su equipo técnico de mantenimiento debe conocer los aceites, las piezas y la atención especial adecuada que requiere cada unidad.

4. Dar cumplimiento a los procedimientos de inspección a través del programa de seguridad

 Es vital que los conductores realicen sus revisiones diarias, especialmente cuando sus viajes implican muchos días en la carretera. Cuestione a sus conductores sobre su conocimiento del procedimiento de inspección y solicite los formularios o registros de inspección del vehículo completos. Enfatice que las inspecciones están destinadas a mantenerlos a ellos y a otros conductores seguros, no simplemente por el bien del proceso.

Conclusiones finales

Las inspecciones de vehículos son fundamentales para evitar fallas inoportunas que podrían provocar daños, accidentes o paradas no programadas. Los gestores de flotas deben asegurar el cumplimiento en la ejecución de los cronogramas de inspección y mantenimiento 

La inspección es una valiosa oportunidad de detectar y abordar a tiempo cualquier problema detectado en una unidad. Al realizar la inspección, se está garantizando que los vehículos de la flota están en buenas condiciones operativas en todo momento y además, la compañía logrará que su flota sea segura y rentable a largo plazo.

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